Eventlocatie bereikbaar met OV? Pendelbus, auto of fiets bij InnStyle

Je hebt InnStyle op je shortlist staan en de sfeer aan de Maarsseveense Plassen spreekt je aan. Het programma dat je voor ogen hebt, past precies bij deze plek. Maar voordat je verder gaat met boeken, wil je één praktische vraag beantwoord hebben: is deze eventlocatie goed bereikbaar voor al jouw gasten?

Voor de meeste gasten is bereikbaarheid buiten de stad geen probleem, want ze pakken zelf de auto of gaan carpoolen met een collega. Maar er is bijna altijd een klein deel dat op het openbaar vervoer rekent. En soms is dat geen klein deel: bij organisaties met een strikt OV-beleid, zoals veel overheidsinstellingen, geldt dat voor iedereen. Dan kan de bereikbaarheid met openbaar vervoer van deze eventlocatie zomaar de sleutel zijn die bepaalt of jouw dag hier gepland gaat worden, of niet.

Zelf werk ik, Nancy, alweer ruim drie jaar als accountmanager bij InnStyle. In die tijd heb ik honderden eventmanagers begeleid bij het organiseren van hun zakelijke event, en de vraag over bereikbaarheid komt bijna altijd voorbij, meestal al vroeg in het proces, vaak zelfs al in de eerste offerte-aanvraag. Ons team van event producers en ik nemen dit soort logistieke vraagstukken graag van je over, zodat jij je kunt focussen op de inhoud en op je gasten.

In dit artikel neem ik je mee in de manieren waarop je bij InnStyle terechtkomt, of dat nu met de auto is of met de fiets. En ik laat je zien hoe we het openbaar vervoer, dat vaak wat lastiger wordt in deze omgeving, voor jou oplossen.

Bereikbaar met de auto: dichtbij A2 en A27

Laten we bij de sterkste punten beginnen. InnStyle ligt op een steenworp afstand van zowel de A2 als de A27, waardoor de meeste gasten binnen een paar minuten vanaf de snelweg bij ons zijn. Voor eventmanagers die gasten uit heel Nederland (of daarbuiten) verwachten, is dit vaak een van de eerste dingen waarin InnStyle uitblinkt. Iedereen kan er relatief makkelijk komen, ongeacht waar ze vandaan reizen.

1000 gratis parkeerplaatsen

En als je er eenmaal bent, is er ruimte genoeg. We hebben 1000 gratis parkeerplaatsen direct op ons terrein, dus je hoeft niet te zoeken naar een plek en er komt geen aparte parkeerrekening bij je factuur. Voor grote groepen maakt dat vaak het verschil tussen gasten die ontspannen binnendruppelen en een chaotische start van je event.

Bereikbaar met de fiets

Voor gasten die in de buurt van Utrecht wonen, of die simpelweg graag fietsen, is InnStyle ook goed te bereiken per fiets. De ligging aan de Maarsseveense Plassen betekent dat de laatste kilometers vaak door een groen, rustig gebied lopen, wat een prettige binnenkomer is voor een zakelijke dag, in plaats van een rit door de drukke stad.

Is InnStyle een eventlocatie die bereikbaar is met het openbaar vervoer?

Ja, InnStyle is bereikbaar met het openbaar vervoer, al vraagt dat wel iets meer voorbereiding dan reizen met de auto of de fiets. Er stopt geen vaste buslijn meer voor de deur, maar via een belbus of onze eigen pendelbus komen je gasten alsnog goed aan.

Stel: je gast stapt bij Utrecht Centraal van de trein, kijkt op haar telefoon voor de aansluitende bus naar InnStyle, en ontdekt dat die vaste lijn er allang niet meer is. In plaats daarvan vindt ze een belbus, die ze had moeten reserveren. Nu staat ze op het station, twijfelt ze of ze een taxi moet bellen, en komt ze straks te laat aan bij jouw event.

Dat scenario geef ik je liever vooraf mee, zodat jij en jouw gasten er niet zelf tegenaan lopen. Een lastige situatie, maar wel één waarvoor wij een oplossing hebben.

Vroeger een buslijn, nu een belbus

Een aantal jaar geleden stopte er nog gewoon een buslijn voor de deur van InnStyle. Handig, voorspelbaar en geen actie nodig van jouw kant. Inmiddels is die lijn vervangen door een belbus: een systeem waarbij je van tevoren moet reserveren, en waarbij je dus niet zomaar op een vast tijdstip een bus voor de deur hebt staan.

We hadden dit zelf ook liever anders gezien. Een vaste buslijn voor de deur maakt het leven van jou en je gasten makkelijker, maar helaas ligt die keuze niet bij ons. Omdat we het belangrijk vinden dat gasten zonder auto ook op een fijne manier aan kunnen komen, doen we ons best om die OV-reis alsnog zo comfortabel mogelijk te maken.

Voor een individuele gast die goed plant, is het reserveren van de belbus nog wel te doen. Maar voor een groep van tientallen (of honderden) gasten die tegelijk willen aankomen en vertrekken, is een belbus simpelweg geen realistische oplossing. Dat begrijpen we, en daarom laten we het daar niet bij.

De oplossing: onze eigen pendelbus

Bij InnStyle regelen we voor groepen die graag met het OV komen een eigen pendelbus. We werken hiervoor nauw samen met een vaste busdienst, waarmee we al langere tijd goede afspraken hebben. Het resultaat: jouw gasten stappen uit de trein, en worden vervolgens rechtstreeks naar InnStyle gebracht, zonder dat ze zelf een belbus hoeven te reserveren of te gokken of ze op tijd zullen komen.

De kosten zijn afhankelijk van het aantal gasten, de tijd en het gewenste bustype, dus we vragen altijd via de vervoerder een voorstel op maat aan. Stel dat je een kleine groep wilt laten vervoeren via de pendelbus, dan zetten wij een bus voor acht personen in die heen en weer rijdt van Maarssen of Utrecht Overvecht. In de meeste gevallen kan deze bus dan twee keer in een uur heen en weer rijden en is het uurtarief €131,25. Een grote touringcar inzetten is ook mogelijk, maar daarvoor ligt de prijs en logistiek anders.

Vanaf welke stations kun je opgehaald worden?

De pendelbus kan gasten ophalen vanaf verschillende punten, afhankelijk van waar jouw groep vandaan komt, maar het meest wordt gekozen voor:

• Utrecht Overvecht
• Maarssen Station
• Overige locaties, in overleg

''We kijken hierbij altijd naar wat het meest logisch is voor jouw specifieke groep en reisroute.''

Hoe wij de pendelbus voor je regelen

Het mooie is: jij hoeft hier zelf helemaal niets voor te doen. Zodra bereikbaarheid met het openbaar vervoer een rol speelt in jouw event, pakken wij dit samen op. Als accountmanager overleg ik met een event producer hoeveel gasten er komen en vanaf welk station ze willen vertrekken, en op basis daarvan boeken we de bus en stemmen we het tijdstip af. Jij krijgt daarna gewoon een werkend vervoersplan terug.

Ik heb dit zelf meegemaakt bij een groot zakelijk event van een financiële dienstverlener, waarbij een flink deel van de gasten met het OV kwam. De pendelbus haalde de groep op vanaf het station en zette iedereen precies op tijd voor de deur af, zonder dat de eventmanager daar nog naar om hoefde te kijken. Zo hoort het vervoer voor een event te verlopen, want we weten allemaal dat een succesvol event al ver voor de entree begint.

Wanneer bereikbaarheid met het openbaar vervoer extra belangrijk is

Bedrijven met een OV-only reisbeleid

Voor de meeste events is bereikbaarheid met het OV een kleine praktische kwestie en geen groot obstakel. Maar er zijn organisaties, denk aan overheidsinstellingen en sommige grote bedrijven, waar reizen met de auto simpelweg niet is toegestaan. In die situaties bepaalt bereikbaarheid met het openbaar vervoer soms de hele eventlocatiekeuze.

Juist in die gevallen is het goed om te weten dat we hier ervaring mee hebben: de pendelbus-oplossing is precies voor dit soort situaties in het leven geroepen. Zolang je ons vroeg genoeg laat weten dat jouw hele groep met het OV komt, denken we mee in de planning en zorgen we dat het net zo soepel verloopt als bij gasten die met de auto komen.

Kortom: bereikbaarheid hoeft geen twijfelpunt te zijn

Bereikbaarheid met de auto is bij InnStyle een groot voordeel, en waar het openbaar vervoer tekortschiet, lossen wij dat voor jou op met onze eigen pendelbus.

Je stelt deze vraag waarschijnlijk al voordat je boekt, en dat is terecht: je wilt zeker weten dat de collega die altijd met de trein reist, of een hele groep bij een OV-only werkgever, zonder gedoe bij je event aankomt.

Als accountmanager bij InnStyle heb ik dit al voor honderden eventmanagers geregeld, en ik denk graag met je mee over de beste oplossing voor jouw groep.

Twijfel je nog of dit ook voor jouw event haalbaar is? Doe een aanvraag bij ons, dan kijken we samen naar de beste opzet voor vervoer, zodat jij je kunt focussen op wat er echt toe doet: een onvergetelijk event voor je gasten.

Ben je naast bereikbaarheid ook nog bezig met de andere bouwstenen van je event? Lees dan ook onze checklist voor het organiseren van een zakelijk event, zodat je niets over het hoofd ziet.