Omgaan met Hollands weer: buitenactiviteiten tijdens jouw event

Wanneer activiteiten in het water vallen... 

Het is de nachtmerrie van elke eventorganisator: je hebt een evenement met buitenactiviteiten gepland, maar dan… kleurt de lucht ineens wel erg grijs. Regen, wind of zelfs stormachtige omstandigheden kunnen een flinke uitdaging vormen. Toch kun je je op deze dagen ook goed voorbereiden! Lees snel verder, want zó zorg je ervoor dat jouw event vlekkeloos verloopt (ook als Moeder Natuur wat anders voor jou in petto heeft). 

1. Flexibiliteit in planning

Het sleutelwoord bij het omgaan met onverwacht weer is flexibiliteit. Soms loopt lopen de dag toch anders dan verwacht. Inventariseer hoe jouw evenementenlocatie en het personeel omgaat met deze ad hoc veranderingen. Kunnen zij hier makkelijk op inspelen en zijn ze flexibel in hun planning? Zijn er genoeg ruimtes voor jullie beschikbaar mochten alle gasten door regen zich naar binnen willen verplaatsen? Het is altijd goed om deze scenario’s te doorlopen, het zal vast niet de eerste keer zijn dat een evenementenlocatie dit meemaakt.

2. Beschermende kleding

Als je dan toch met regen te maken krijgt op de dag van jouw event, is het fijn als je jouw gasten beschermende kleding kunt aanbieden. Met lichte regen is het namelijk vaak helemaal niet nodig om jouw buitenactiviteit af te zeggen. Niemand is gemaakt van dan suiker toch? 😉 Informeer bij jouw evenementenlocatie of ze de gasten kunnen voorzien van regen-proof kleding zoals een poncho. Zo niet, dan heb jij nog de tijd om deze spullen zelf te verzorgen.

3. Communiceer met je gasten

Geeft het weerbericht al een tijdje slecht weer af voor jouw event dag? Informeer je gasten dan tijdig over deze weersomstandigheden en mogelijke wijzigingen in het programma. Bij koud en regenachtig weer is het meenemen van een extra trui geen overbodige luxe.

4. Overkappingen of Tenten

Om er zeker van te zijn dat je gasten buiten droog staan, is het mogelijk om een overkapping of tent in te zetten. Hierbij ben je ervan verzekerd dat jouw buitenactiviteit altijd door kan gaan. Daarnaast biedt een tent/ overkapping weer nieuwe mogelijkheden qua decoratie! Met de juiste aankleding sluit de buitenruimte perfect aan op de sfeer van jouw event.

5. Laat je informeren over slecht weer alternatieven

Profiteer bij slecht weer van de slecht weer alternatieven die jouw evenementenlocatie aanbiedt. Zo ben je ervan verzekerd dat jouw gasten een tof activiteitenprogramma kunnen volgen, of dat nu buiten of binnen is!

Bij InnStyle bieden we diverse slecht weer alternatieven zoals het uitdagende "Minute to Inn It", een Pub Quiz of interactieve escape boxen. Afhankelijk van de beschikbare binnenruimtes en jouw wensen kiezen we het best passende alternatief.

Regen of zonneschijn, met de bovenstaande tips kun jij je op alles goed voorbereiden! Dus waarom zou je je druk maken over het weer?

Lees ook: 5x tips voor het plannen van een kerstevent