Blog Post

Stappenplan: Zo plan jij een succesvol evenement!

5x tips om een gedenkwaardig event te creëren

Het plannen van een succesvol evenement kan een uitdagende taak zijn. Van het selecteren van de perfecte locatie tot het beheren van de logistiek en het creëren van een gedenkwaardige ervaring voor gasten, er zijn veel aspecten om rekening mee te houden. Bij InnStyle begrijpen we de complexiteit van evenementenplanning. Vandaar dat we graag enkele waardevolle tips meegeven om jouw volgende evenement tot een groot succes te maken!

1. Definieer de doelstellingen en doelgroep

Voordat je begint met het plannen van jouw evenement, is het van belang om duidelijk te definiëren wat de doelstellingen van de dag is. Wil je gasten bijvoorbeeld de mogelijkheid bieden om met elkaar te netwerken? Ben je van plan educatieve sessies organiseren? Of wil je jouw organisatie/ product promoten? Identificeer de doelgroep, zo kun je het evenement aanpassen op de behoeftes en interesse van de gasten. Denk hierbij aan vragen zoals:

Uit welke branche komt jouw doelgroep? Komen er meer mannen of vrouwen naar het evenement?
Welke standaard qua catering is jouw doelgroep gewend? Is duurzaamheid belangrijk en wil je dit terugzien in de catering?

2. Creëer een unieke ervaring

Een gedenkwaardig evenement onderscheidt zich van de rest. Overweeg creatieve en interactieve elementen die de deelnemers betrekken en enthousiasmeren. Dit kan variëren van boeiende sprekers en workshops tot interactieve demonstraties of zelfs thematische activiteiten. Start je event bijvoorbeeld eens met een energieke opening. Denk hierbij aan activiteiten zoals een Hakaworkshop, yoga of boogschieten. Het bieden van een unieke ervaring zal ervoor zorgen dat het evenement blijft hangen bij de gasten. Onder het kopje actief vind je alle activiteiten die wij op onze locatie aanbieden.

3. Maak gebruik van technologie

Innovatieve technologieën kunnen het evenement naar een hoger niveau tillen. Overweeg het gebruik van mobiele apps voor registratie en communicatie, interactieve schermen voor presentaties en het faciliteren van live streaming voor een breder publiek. Technologie kan niet alleen de betrokkenheid vergroten, maar ook de operationele efficiëntie verbeteren. Komen er op de dag zelf verschillende gastsprekers? Breng dan in kaart wat hun wensen zijn op het gebied van technologie. Wij denken hierin graag met je mee!

4. Communiceer effectief

Een goede communicatie is de sleutel tot een succesvol evenement. Zorg ervoor dat je regelmatig communiceert met de deelnemers, zowel voor, tijdens als na het evenement. Houd ze op de hoogte van programma-updates, wijzigingen in de locatie of andere relevante informatie. Zijn er gasten met speciale dieetwensen? Of organiseer je op de dag verschillende workshops op inschrijving? Al deze informatie zou je via één systeem of bijvoorbeeld in één mail kunnen uitvragen. Dat is nog eens effectief communiceren! 😉

5. Werk samen met professionals

Het plannen van een evenement kan overweldigend zijn, vooral als je alles zelf wilt regelen. Het kan daarom letterlijk 'ontzorgen' om samen te werken met professionals. InnStyle is een full service locatie en wij denken graag met je mee op gebied van planning, catering, techniek en meer. Zo weet je zeker dat alles op de dag zelf soepel verloopt.

Lees ook: 5x creatieve branding mogelijkheden voor uw event

< Ouder bericht Nieuwer bericht >

info • 7 juli 2023

Meet the team, Eventregisseur Michelle

11 april 2024

Michelle is Eventregisseur bij InnStyle. Al ruim 2,5 jaar staat ze klaar voor onze gasten op de dag van hun event. Multitasken? Dat is Michelle haar ‘middle name’. Naast haar werk, kookt ze graag de lekkerste gerechten. Als favoriet: de Italiaanse keuken, jummy! Lees je mee over Michelle en haar werk bij InnStyle? Vertel, waar kom je vandaan? En hoe ben je bij InnStyle terechtgekomen? Ik kom uit Mijdrecht, hier ben ik geboren, getogen en gebleven. Mijn hele familie woont hier, dus er is altijd iemand in de buurt! Online kwam ik InnStyle tegen, een plek waar ik mijn passie voor eventregie en officemanagement kon combineren. Bij InnStyle kan ik me verdiepen in de zakelijke kant van evenementen, wat mij erg interesseert. Laten we een kijkje nemen in jouw dagelijkse routine bij InnStyle. Hoe ziet een dag er voor jou uit? Een event dag begint met het openen van het pand en het gereed maken van de locatie. In de zomer kunnen alle deuren open en komt het zonnetje naar binnen. Een heerlijke start van de dag! Ik zorg ervoor dat alles gereed is voordat mijn contactpersoon arriveert. Daarnaast ontvang ik het personeel, waarbij we samen de dag en bijzonderheden van het event doornemen. Ik zorg ervoor dat het event op rolletjes verloopt. De gehele dag staat voor mij in het teken van het verwennen van de gasten en het succesvol draaien van het event. Het multitasken houdt me constant bezig, mijn dagen zijn nooit saai.